令和2年2月28日
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ペーパーレス化の進め方
平成31年4月から施行された働き方改革関連法により、各企業さまざまな取り組みを実行している最中ではないでしょうか？ 今回は、働き方改革の促進に役立つ「ペーパーレス化の進め方」について、簡単にご紹介します。
➀クラウドシステムの活用
例えば、経費精算などでクラウドシステムを活用することで、従業員が直接クラウド上に入力した内容を、経理部または上司が確認・承認を行えるようになり、経費精算書など紙面の印刷を省略できます。
➁デュアルディスプレイの活用
資料を見ながらシステム入力をする部署では、デュアルディスプレイ（2つ以上のディスプレイをつないで画面を表示させること）を採用することで、わざわざ資料を印刷しなくても入力が可能となります。
➂スキャナ保存の活用
スキャナ保存を徹底することで、紙媒体の保存資料が大幅に削減できます。以前、「NEWS LETTER」でご案内しました、「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」を税務署に提出することも効果的です。
④タブレットの活用
デジタルペンを使用すれば、タブレット上のPDFに手書きでメモを残すことも可能です。データの共有も容易となります。
（参考図書 日本実業出版社 月刊「企業実務」）
〇担当者コラム
平成31年度版中小企業白書によると大卒予定者の求人倍率は、従業員300人以上の企業では「0.9倍」であるのに対し、従業員299人以下の企業では「9.9倍」となっており、中小企業の人材採用は非常に厳しいものとなっています。そのような状況下でも、「働き方改革」に加えて、急速に進む「デジタル化」や「グローバル化」への対応も、企業内で考えていかなければなりません。
弊所では、数年前から従業員全員デュアルディスプレイ（一部はトリプルディスプレイ）を導入しています。先述のとおりペーパーレスの観点でも有効ですが、それ以上に、画面表示切替の手間が大きく減ることによって、作業の効率化が実現できていると思います。
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