令和3年8月11日
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経費節減、業務効率化に向けて
コロナ禍が長引く中、経費節減、業務効率化が一層重要になっています。今回は、これらの実現方法について、いくつか簡単にご紹介します。
①業務マニュアルを作成する
業務効率化の有力な施策のうちに「マニュアル化」があります。適切な業務マニュアルがあれば、無駄を省き、作業時間を減らすことが可能となります。
業務マニュアルの作成にあたっては、まず５Ｗ１Ｈを意識しながら作業の洗い出しを行います。その後、全体の流れに沿って作業手順を記載していきます。
一度作成した業務マニュアルについても、作業内容・手順等に変更が生じているケースもあるため、適宜見直しを行うことをお勧めします。
②振込作業を省力化する
経理業務で煩雑な作業の一つが振込作業です。既にネットバンキングを利用して銀行へ出向く手間を省略している企業も多いかと思います。
最近は、振込データを提供すれば、代行して振込を行ってくれるサービス会社もいくつか出てきています。代行サービスの利用により、振込手数料削減の面でも恩恵を受けられる可能性があり、セゾンスマート振込サービスのWebサイトでは、簡単な手数料削減シミュレーションができるようになっています。
③帳票設計を工夫する
売上伝票、納品書、請求書、支払明細書、給与明細など、帳票の電子化が進みつつあるものの、用途や目的によっては、紙の帳票の方が効率的に事務処理が行える場合があります。紙の帳票でも、独自の取引先コードやQRコードを設定したり、複数の帳票を連動させるなど、管理しやすい帳票設計を考えることが重要です。
他にも、多少購入コストはかかりますが、ミシン目加工、穴あけ加工、折り目加工、防水加工など、用途に応じて加工された専用紙の活用も、業務効率化につながります。
④Web会議を導入する
ZoomなどのWeb会議システムを利用することで、今まで会議場まで出向いていた時間が削減できます。
また、参加者が資料を共有・編集できる機能も備わっているため、事前に会議資料を大量に印刷する手間も無くなります。Ｗeb会議終了後においても、資料を印刷するのではなく、クラウド環境などにデータ保存を行うことで、完全なペーパーレスが実現できます。
（企業実務 令和3年8月号を参考に編集・加筆しています）
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